Resolución CD-SIBOIF-697-1-OCTU12-2011, NORMA SOBRE CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA DE LOS ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO

NORMA SOBRE CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA DE LOS ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO

Resolución N° CD-SIBOIF-697-1-OCTU12-2011, Aprobado el 12 de Octubre del 2011

Publicado en Las Gacetas Nos. 241 y 242 del 21 y 22 de Diciembre del 2011El Consejo Directivo de la Superintendencia de Bancos y de Otras Instituciones Financieras,

CONSIDERANDO

IQue el artículo 44 de la Ley 734, Ley de Almacenes Generales de Depósito, publicada en La Gaceta, Diario Oficial, Números 201 y 202, del 21 y 22 de octubre del 2010, respectivamente, en sus partes conducentes establece que sin perjuicio de la vigilancia y fiscalización de los Almacenes y sucursales de Almacenes extranjeros que corresponden al Superintendente, dichos Almacenes y sucursales deberán tener un auditor interno a cuyo cargo estarán las funciones de inspección y fiscalización de las operaciones y cuentas del respectivo Almacén o sucursal de Almacén extranjero. Asimismo, dispone que el Consejo Directivo podrá dictar normas de carácter general que deben cumplir los auditores internos de los Almacenes en el desempeño de sus funciones.

IIQue de acuerdo a lo antes expuesto y con base a las facultades establecidas en el artículo 10, numerales 2) y 10), de la Ley N° 316, Ley de la Superintendencia de Bancos y de Otras Instituciones Financieras, y sus reformas.

En uso de sus facultades,

HA DICTADO

La siguiente:

Resolución N° CD-SIBOIF-697-1-OCTU12-2011

NORMA SOBRE CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA DE LOS ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 27

Artículo 1 Conceptos.- Para los fines de la presente norma, los términos indicados en este artículo, tanto en mayúsculas como en minúsculas, singular o plural, tendrán los significados siguientes:

a) Actividades no programadas: Exámenes especiales que no se encuentran previstos en el plan anual de trabajo y que se hacen necesarios para la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno y de sus diferentes componentes.

b) Actividades programadas: Actividades autorizadas por la junta directiva del almacén general de depósitos, que deben ser ejecutadas oportunamente por la Unidad de Auditoría Interna, con el objetivo de examinar, evaluar y monitorear la adecuación y efectividad de los sistemas de control interno.

c) Almacén o Almacenadora: Almacén General de Depósito, institución auxiliar de crédito autorizada y sujeta a la supervisión de la Superintendencia.

d) Comité de auditoría o comité: El Comité de Auditoría nombrado por la junta directiva de la almacenadora.

e) Días: Días calendario, salvo que expresamente se establezca que se refiere a días hábiles.

g) Hechos significativos: Lo constituyen aquellos hechos que pueden tener impacto material en la liquidez, solvencia, imagen, entre otros aspectos de la institución. La materialidad de un hecho dependerá de si éste tiene el potencial de causar un impacto importante, sea éste de tipo cuantitativo o cualitativo, en una línea de negocios importante de la institución o en sus operaciones a nivel general. A tal efecto, el auditor interno debe aplicar su mejor juicio profesional para determinar aquellos hechos que considere puedan potencialmente impactar a la institución y requieran ser informados por su carácter significativo.

g) Junta directiva: órgano principal de administración de la almacenadora.

h) Instituto de Auditores Internos: Asociación internacional dedicada al desarrollo profesional continuado del auditor interno y de la profesión de auditoría interna, mejor conocido por sus siglas en inglés como IIA.

i) Ley de Almacenes: Ley 734, Ley de Almacenes Generales de Depósito, publicada en La Gaceta, Diario Oficial, Números 201 y 202, del 21 y 22 de octubre del 2010, respectivamente.

j) Ley General de Bancos: Ley 561, Ley General de Bancos, Instituciones Financieras no Bancarias y Grupos Financieros, publicada en la Gaceta Diario Oficial N° 232, del 30 de noviembre de 2005.

k) Manual: Manual de Auditoría Interna que contiene las políticas, procedimientos y técnicas de auditoría que han de utilizarse para evaluar el funcionamiento del sistema de control interno de la almacenadora.

1) MUC: Se refiere al Manual Único de Cuentas para Almacenes Generales de Depósito.

m) Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna: Normas dictadas por el Instituto de Auditores Internos que sirven de referencia internacional en la materia.

n) Plan: Plan anual de trabajo que contiene los lineamientos generales, objetivos, alcance y actividades programadas que desarrolla la unidad de auditoría interna durante cada ejercicio económico.

o) Sistema de control interno: Conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas para proveer una seguridad razonable en el logro de una adecuada organización administrativa y eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes que fluyen de sus sistemas de información, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta en sus operaciones y actividades y el cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables.

p) Superintendencia: Superintendencia de Bancos y de Otras Instituciones Financieras.

q) Superintendente: Superintendente de Bancos y de Otras Instituciones Financieras.

r) Unidad de Auditoría Interna o UAI: Se refiere a la unidad de auditoría interna bajo la responsabilidad de un auditor interno.

Artículo 2

Objeto.- El objeto de la presente norma es regular el ámbito de acción de las auditorías internas y establecer las pautas para que la junta directiva de la almacenadora, a través de su UAI, vele permanentemente por la eficiencia de los sistemas de control interno y del cumplimiento de sus regulaciones con la finalidad de minimizar riesgos, utilizando los preceptos establecidos en la presente norma y en las técnicas de auditoría de aceptación general.

Artículo 3 Alcance.- Las disposiciones de la presente norma son aplicables a los almacenes generales de depósito supervisados por la Superintendencia.

CAPÍTULO II Artículos 4 y 5

CONTROL INTERNO

Artículo 4

Obligatoriedad de un Control Interno.- La almacenadora está obligada a contar con un sistema de control interno que, como mínimo, contenga un conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la institución para proveer una seguridad razonable en la salvaguarda de los activos y lograr una adecuada organización administrativa y eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes que fluyen de sus sistemas de información, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta, y el cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables.

Artículo 5 Políticas y Procedimientos.- Las políticas y procedimientos mencionados en el artículo anterior, deberán comprender, como mínimo, los aspectos siguientes:

a) Aspectos Financieros:

1. Disponibilidades.

2. Inversiones en valores.

3. Cartera de crédito.

4. Cuentas y documentos por cobrar, otros deudores.

5. Bienes de uso.

6. Bienes recibidos de adjudicaciones.

7. Cuentas de activos y pasivos de naturaleza transitoria.

8. Otros activos.

9. Cuentas complementarias de activos.

10. Inversiones de obligaciones laborales al retiro.

11. Impuestos diferidos

12. Préstamos de bancos y de otras entidades financieras.

13. Cuentas y documentos por pagar.

14. Gastos e impuestos acumulados por pagar.

15. Otros pasivos.

16. Capital social pagado.

17. Reservas patrimoniales.

18. Resultados.

19. Cuentas contingentes.

20. Cuentas de orden.

    b) Aspectos Operativos:

1. La emisión, administración y finiquito de los certificados de depósito y bonos de prenda y el resguardo de los formularios de títulos sin utilizar.

2. La administración de los seguros, que por ley y normativas el almacén está obligado a contratar.

3. Almacenamiento, guarda, conservación y manejo de las mercaderías recibidas en depósito.

   Inventarios de mercaderías y cobertura de mercaderías en prenda.

5. Prevención del Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo.

6. Tecnología de la Información.

7. Recursos humanos.

8. Cumplimiento de disposiciones internas y externas.

9. Presupuesto y plan estratégico.

10. Auditoría interna y externa.

CAPÍTULO lll Artículo 6

JUNTA DIRECTIVA

Artículo 6 Responsabilidades de la Junta Directiva.- Respecto al control interno, la junta directiva es responsable de adoptar, como mínimo, las siguientes medidas:

a) Establecer los mecanismos, pautas, procedimientos y políticas orientadas a establecer un sistema adecuado de control interno. Estas medidas deben incluir la manera de mantener informados permanentemente a los miembros de la junta directiva. b) Reunirse por lo menos una vez cada tres meses, sin perjuicio de las reuniones extraordinarias, para tratar asuntos que ameritan ser atendidos con prontitud.

c) Llevar un libro de actas en donde queden plasmados los temas abordados, firmado por cada uno de los miembros, de manera que pueda verificarse el análisis, discusión y toma de decisiones sobre dichos temas, así como, de un ejercicio de seguimiento sobre la implementación de las decisiones y medidas adoptadas.

d) Establecer el comité de auditoría.

e) Conformar una UAI bajo la responsabilidad de un auditor interno que cumpla con lo dispuesto en el artículo 44 de la Ley de Almacenes, los requisitos establecidos en la presente norma y en la normativa que regula la materia sobre requisitos para ser director, gerente general y/o ejecutivo principal y auditor interno de instituciones financieras.

f) Delimitar las funciones y responsabilidades de los órganos de administración, control y auditoría.

g) Asegurar que la UAI desarrolle sus funciones con absoluta independencia técnica de acuerdo con las disposiciones establecidas en la ley y la presente norma.

h) Asegurar que los integrantes de la UAI estén efectivamente...